Aviso de privacidad
Para LEXGRA CONSULTING S.A.S., sociedad identificada con NIT. 901.615.566-5, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante, “LEXGRA”), proteger la privacidad de los titulares de los datos personales es muy importante. Por lo tanto, LEXGRA da estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por los Decretos 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 y aquellas normas que lo modifiquen. LEXGRA le informa que sus datos serán tratados conforme a la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se encuentra publicada en el siguiente link para su consulta: https://www.lexgra.com/
En este caso LEXGRA actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, por lo que mantendrá almacenados estos datos y guardará su confidencialidad atendiendo los requisitos y medidas de seguridad exigidos por la ley. El tratamiento que le dará LEXGRA a los datos personales recolectados, se limitará a la recolección, almacenamiento, uso, circulación en servidores que pueden estar ubicados en el exterior, de acceso exclusivo de LEXGRA, o de sus proveedores, para las finalidades descritas en la respectiva política de tratamiento de datos personales de la compañía, por medio del sitio web y otros productos y servicios online.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LEXGRA reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con LEXGRA.
En virtud de la relación que se establezca entre usted y LEXGRA, le informamos que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad, únicamente en la medida necesaria para cumplir con la finalidad para la que se otorgó el consentimiento y que, la captación, uso, circulación, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades:
1 Finalidades Generales:
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales:
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por LEXGRA.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de LEXGRA.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por LEXGRA para dicho efecto.
Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.
La gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, el seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin relacionado directamente con el desarrollo del objeto social de LEXGRA, sus obligaciones legales y la atención de requerimientos gubernamentales.
2 Candidatos a una vacante:
LEXGRA utilizará los datos personales de los candidatos a una vacante de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
Verificar y obtener referencias de personas naturales y/o jurídicas, suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
Adelantar pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación del candidato
Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
Envío de ofertas laborales.
Para realizar estudios de seguridad, consultas en bases de datos legalmente habilitadas, listas nacionales e internacionales para la realizar control y prevención del fraude, prevención y control del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Almacenar en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificará con un código asociado a dicho candidato; la carpeta o archivo, el cual podrá ser accedido únicamente por el personal cuyo rol esté asociado a la finalidad por la que se presentó.
LEXGRA conservará la información que repose en el archivo o carpeta del candidato a una vacante por un tiempo indefinido para atender requerimientos de autoridades administrativas y requerimientos de auditorías internas.
3 Empleados
LEXGRA utilizará los datos personales de sus empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo LEXGRA en calidad de Responsable del Tratamiento de sus datos personales.
Adelantar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y las demás que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la vinculación laboral de la persona.
Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al titular del dato personal con LEXGRA.
Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de LEXGRA y mantenerlos actualizados.
Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
Administrar los datos personales para que LEXGRA en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI), cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento de sus datos personales.
Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que LEXGRA cumpla su deber como empleador.
Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a LEXGRA en razón del vínculo laboral.
Promover su participación en programas desarrollados por LEXGRA que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
Verificar autenticidad de los datos y salvaguardar la seguridad de la Compañía, Verificar y reportar la información financiera, bancaria o crediticia a bases de datos de riesgo crediticio o de cualquier otra naturaleza.
Realizar procesos de auditorías internas y externas.
Para realizar estudios de seguridad, consultas en bases de datos legalmente habilitadas, listas nacionales e internacionales para prevención y control del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Contactar a los trabajadores y colaboradores para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional que tienen con LEXGRA
Verificación de antecedentes disciplinarios, judiciales, policivos.
Conocer el estado de salud de la persona que incluyen: resultados de pruebas de laboratorios, estudios médicos, diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos.
Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas
Desarrollar programas de bienestar y asignación de beneficios definidos por la Compañía.
Transmitir o transferir la información a un tercero (denominado Encargado o Responsable respectivamente) para realizar procesos de selección de personas, realización de encuestas, capacitaciones, servicio tercerizado de plataformas tecnológicas y otras actividades que contribuyan con el desarrollo de la operación diaria de LEXGRA
Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
4 Proveedores y/o Contratistas:
LEXGRA utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Efectuar el trámite de vinculación del proveedor o contratista y desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con LEXGRA y demás trámites asociados a cargo del Responsable del Tratamiento.
Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a LEXGRA y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de LEXGRA
Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a LEXGRA.
identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.
Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.
Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a LEXGRA.
Utilizar, en el evento que sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de LEXGRA.
Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
Efectuar el control y la prevención del fraude, lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a nuestro cargo.
El Responsable del Tratamiento, entiende que sus datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.
5 Clientes, usuarios y prospectos comerciales:
LEXGRA utilizará, directamente o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, los datos personales de los prospectos comerciales de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Registrarlo como cliente o usuario de LEXGRA.
Evaluarlo como cliente o usuario potencial de LEXGRA
Verificar que la información suministrada sea veraz.
Evidenciar que sus bienes no provienen de actividades ilícitas.
Consultar y reportar su información en centrales de riesgo e información crediticia.
Prestar los servicios de acuerdo con las necesidades del Titular.
Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de cliente o prospecto comercial.
Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o vía WhatsApp o Facebook Messenger o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por LEXGRA y/o por terceras personas.
Levantar registros contables, financieros y estadísticos y adelantar la gestión comercial, de cobranzas y conservación de la información y documentos exigidos por las normas contables.
Realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor.
Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas anteriormente.
Cumplir con las obligaciones legales. En algunos casos, recopilamos y utilizamos su información personal para cumplir con las leyes. Por ello, siempre que se trate de una solicitud que cumpla con los requisitos legales aplicables, vinculante y exigible a LEXGRA, y expedida por una autoridad legítima en ejercicio de sus funciones, podremos utilizar tus datos personales para dar cumplimiento a las leyes, normatividad, regulación y/o decisiones judiciales.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transmitir la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales LEXGRA está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes.
Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de LEXGRA Lo anterior con el fin de brindar, facilitar y mejorar la calidad del servicio de LEXGRA para fortalecer, mejorar y actualizar la estrategia de la compañía.
Las demás finalidades que determine LEXGRA en procesos de recolección de información para su tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
6 Accionistas
LEXGRA utilizará los datos personales de los accionistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:
Gestión administrativa: Recolectar los datos personales suministrados para realizar el registro del accionista y sus actividades dentro de la compañía.
Realizar el registro de gestión económica, contable y fiscal.
Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de éstos.
Operaciones financieras relacionadas con el pago de dividendos, honorarios, y otras relacionadas con rol.
Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o las personas autorizadas por este o la Ley.
En general para todos los fines necesarios para la ejecución y desarrollo del objeto social de estas sociedades.
Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
Para determinar la confiabilidad del accionista y permitir la idoneidad y antecedentes de la persona natural o jurídica que pretendan un vínculo de interés de igual forma
Realizar estudios de seguridad, consultas en bases de datos legalmente habilitadas, listas nacionales e internacionales para la prevención y control del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Auditorías externas e internas.
Atender requerimientos y realizar reportes a las entidades de Inspección, Vigilancia y Control.
OTRAS BASES DE DATOS: No obstante, la lista de bases de datos aquí enunciada, LEXGRA podrá tener otras bases de datos que serán registradas oportunamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio. A las demás bases de datos que existan, se aplicará lo dispuesto en esta Política de Tratamiento de Datos Personales
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la constitución y la Ley y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulan esta materia, los titulares de la información recolectada por LEXGRA podrán ejercer de forma gratuita y de manera ilimitada los siguientes derechos:
Derecho al acceso. El titular podrá obtener en cualquier momento información personal del objeto de su tratamiento.
Derecho a la actualización: El titular podrá en cualquier momento actualizar los datos proporcionados para el tratamiento de estos.
Derecho a la rectificación: El titular podrá rectificar y corregir los datos proporcionados para el tratamiento.
Derecho a la oposición: El titular podrá oponerse a que sus datos personales sean objeto de su tratamiento.
Derecho a la supresión: El titular podrá en cualquier momento solicitar que se supriman los datos personales de su propiedad cuando el tratamiento de estos no respete los principios, derechos y/o garantías constitucionales o cuando así lo requiera a su propia voluntad.
Derecho a revocar el consentimiento: EL titular de los datos personales podrá revocar en cualquier momento el consentimiento dado a LEXGRA para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos: En cualquier momento el titular del dato personal podrá presentar a LEXGRA cualquier queja o reclamo que considere pertinente la cual podrá ser respondida dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, conforme lo descrito en el proceso aquí establecido; de igual manera podrá acudir en cualquier momento ante la Superintendencia de Industria y Comercio para interponer cualquier queja, reclamo o solicitud que considere pertinente por infracción a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012
Derecho a ser informado: El titular de los datos personales tiene derecho a ser informado en todo momento por parte de LEXGRA, sobre el tratamiento que se le dará a sus datos personales, así como las modificaciones y actualizaciones que se realicen al aviso de privacidad, la política de protección de datos y cualquier otra finalidad o medidas de seguridad que le sean aplicables a sus datos personales.
ESPECIFICACIONES SOBRE LOS DERECHOS DEL TITULAR
I Del derecho de acceso LEXGRA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular . Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 2.2.2.25.4.2. del Decreto Reglamentario 1074 de 2015.
II Del derecho de consulta, actualización y rectificación: Los Titulares de los datos personales podrán consultar, actualizar y rectificar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de LEXGRA, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el procedimiento señalado. LEXGRA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
III Del derecho a la supresión de datos: El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a LEXGRA, la supresión (eliminación) de sus datos personales teniendo en cuenta los siguientes supuestos: I) Que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales; II) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; III) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LEXGRA. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y LEXGRA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: I) El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; II) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, III) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
IV Del derecho a revocar la autorización Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, LEXGRA ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento. La revocatoria de la autorización del tratamiento de los datos personales se atenderá bajo las siguientes modalidades: a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto significa que LEXGRA debe dejar de tratar por completo los datos que el Titular haya suministrado; b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios, recepción de información relativa a las actividades que realiza LEXGRA. En este caso, LEXGRA deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Al igual que el derecho de supresión, el derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y LEXGRA como Responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: i) El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; c) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS
I Procedimiento de Consulta: Los titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que LEXGRA como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por LEXGRA y será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
II Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de LEXGRA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para efectos de entrar en contacto con el área responsable al interior del Responsable para los propósito del presente acápite, los Titulares o cualquier interesado puede comunicarse a través del correo electrónico: info@lexgra.com